Главни Групе И Клубови 20 савета за планирање буџета за успешан догађај

20 савета за планирање буџета за успешан догађај

фотографија која гледа преко стола са страницама графикона, лепљивим белешкама, људима који раде заједно

Желите да се људи сете искуства вашег догађаја, а ваш буџет је кључ за остваривање тих посебних тренутака. Када креирате оперативни буџет за догађај, важно је започети са планом. Иако је немогуће имати савршен буџет до пенија, овде су корисни увиди за израду изводљивог и реалног оквира за ваш следећи виртуелни или лични догађај.



Спроведите истраживање за свој буџет

  1. Замислите свој догађај - Први савет, направите неко планирање које уопште не укључује новац. Направите временску линију, укључујући шта ће се догодити и које особље ће вам требати за сваки део догађаја. Поделите ово са заинтересованим странама и уверите се да су сви на истој страници. Тада заиста можете почети да гледате праве трошкове и приоритете свих који планирају догађај.
  2. Бројање готовине - Колико, реално, можете потрошити на овај догађај а да не проузрокујете финансијски стрес? Затим појасните своје главне приоритете за овај догађај. То ће вам бити „најважније ствари“ кад почнете да сужавате оно што је неопходно у оквиру вашег буџета, а шта није.
  3. Локација је битна - Такође размислите о великој слици о вашем месту. Можете ли користити бесплатан или дониран простор? Обавезно упутите неке прелиминарне позиве да бисте проверили доступност и питајте да ли постоје додатне накнаде за коришћење простора, као што су помоћне услуге и паркинг.
  4. Урадите мало мозга - Повежите се са људима који су радили сличне догађаје, попут других непрофитних догађаја за прикупљање средстава. Распитајте се о њиховом буџету и о „изненађењима“ која можда нисте узели у обзир.
  5. Слеутх Историјски подаци - Друга компонента истраживања је разматрање буџета за историјске догађаје за вашу организацију. Ако је ово први пут, потражите примере буџета на мрежи са тренутним проценама цена (које ће се разликовати од подручја до подручја) за сличне догађаје.
  6. Трендови цена - Истражите уобичајене трендове цена у вашем подручју за ваше велике карте, као што су изнајмљивање места, трошкови кетеринга и техничке потребе. Обратите се неколико компанија за понуде и обавезно погледајте мрежне прегледе и оцене Беттер Бусинесс Буреау.
  7. Висока и Ниска листа - Направите листу за свој буџет која узима у обзир где се можете извући са мањом потрошњом, а где не желите да штедите. Разговарајте о томе са осталим заинтересованим странама у догађају. На пример, да ли би сви били за позајмљивање столова ако могу да буду покривени висококвалитетним столњацима?
  8. Спонзори, донације и бесплатне ствари, Ох Ми - Донације и спонзори догађаја могу помоћи да неке ставке вашег буџета постану стварност. Вратите се онима који су помагали у прошлости и размислите о новим предузећима која би могла бити узбуђена да помогну. Користите волонтере што је више могуће и будите сигурни да сте побољшали своју комуникацију и организациону игру регистрацијом.
  9. Елиминишите изненађења - Једном када направите временску линију програма догађаја и резимирате своје истраживање, имаћете грубу пројекцију укупних трошкова. Сада можете почети да попуњавате детаље, узимајући у обзир оно што имате у банци и основне ствари које вас воде, да бисте касније смањили изненађења.

Региструјте учеснике за конференцију о вођству путем онлајн регистрације. Погледајте пример

Створите свој буџет

  1. Цена места - Пратите све предвиђене накнаде које би могле бити повезане са изнајмљивањем простора, попут одржавања домаћинства, било каквих потреба за особљем и услуживањем, и ако ће бити додатних трошкова изнајмљивања намештаја.
  2. Ознаке и декор специфични за место одржавања - Персонализација је тренд у порасту у планирању догађаја, па узмите у обзир трошкове персонализације простора са потребама декора и натписа који гостима побољшавају доживљај догађаја.
  3. Евент Тецхнологи - Овај широки опсег потреба могао би да обухвати фотографију, звук, алат за регистрацију и видео. Ако ће вам за ваш догађај требати искусни звучни техничар, истражите сатнице и уверите се да је овај трошак укључен у буџет. Ако ће ваш догађај укључивати видео презентације, обавезно укључите све производне трошкове.
  4. Забава - Ако нудите хонораре за говорнике или изнајмљујете забаву, обавезно укључите ставке у свој оперативни буџет. Једнако је важно добити јасан писани уговор, тако да су очекивања и плаћање јасно наведени.
  5. Трошкови кетеринга - Овде ће вам помоћи истраживање док се крећете кроз угоститељске уговоре. Ако ћете имати сервере, уврстите овај детаљ у свој буџет и укључите све напитке које желите да дате. Обавезно пажљиво прегледајте своју високу и доњу листу, јер угоститељство може бити одличан извор трошења вишка или одлично место за уштеду.
конференције конвенције семинари форуми регистрације распореди професионалци догађаји предузећа регистрација образац трке које трче 5к 10к прикупљање средстава маратон за прикупљање средстава образац за пријаву
  1. Превоз - Важно је размислити о потребама превоза, јер то може бити буџетско изненађење ако нисте узели у обзир детаље о временском следу или шта ће вам требати за превоз људи. То може укључивати ствари као што су колица за голф за шатл или приколице и камиони за вучу сценских дела или већих предмета.
  2. Обезбеђење, ако је потребно - У зависности од природе вашег догађаја, консултујте се са заинтересованим странама да бисте видели да ли је обезбеђење дела или целог вашег догађаја у најбољем интересу ваше организације.
  3. Тханк Иоу Гифтс - Сећање на своје спонзоре и волонтере са захвалницом након вашег догађаја има велики утицај и позитивно се одражава на вашу организацију. Међутим, цена чак и поштанске марке понекад може бити не баш забавно изненађење! Обавезно додајте свом буџету све планове које захваљујете својим помагачима.
  4. Укључи маржу - Осигурајте себи мало простора за кретање у свом буџету; неки кажу да укључите чак 20% свог буџета за догађаје због прекорачења буџета. Ако желите да свој догађај водите без заношења метака преко сваке ситнице, овај последњи ред вашег буџета сваки пут ће вам уштедети здрав разум.

Координирајте волонтере фестивала путем онлајн регистрације. Погледајте пример

Задаци након догађаја

  1. Будите штедиша - Обавезно задржите све рачуне, уговоре о месту и уговоре о запошљавању. Размислите о коришћењу бесплатне апликације за скенер да бисте сликали све своје папире како бисте били при руци и организовани.
  2. Резимирајте уштеде и изненађења - Након догађаја обавезно ажурирајте предвиђену и стварну потрошњу. Ако постоје позитивна подручја уштеде, неће штетити ако својој организацији нагласите вредност коју сте унели у процес. И на крају, обавезно узмите у обзир да ли је било ставки поруџбина изненађења које ће можда бити потребно додати за будуће догађаје.

Ваш буџет је лепак који спаја све покретне делове вашег догађаја, па је од виталног значаја посветити време и пажњу коју заслужује. Имати у рукама темељан и пажљиво израђен буџет било би као да имате победничку књигу књига за следећи догађај. Иди тим!



Јулие Давид је слободна списатељица, васпитачица и пасторова супруга са Средњег запада која воли топле загрљаје.

савети за прикупљање средстава

СигнУпГениус олакшава организовање група и клубова.


Занимљиви Чланци

Избор Уредника

25 идеја за брзо прикупљање средстава за омладински спорт
25 идеја за брзо прикупљање средстава за омладински спорт
Креативне идеје за прикупљање средстава за спортске клубове младих родитеља и родитеље који се крећу од продаје пекарских производа до сезонских догађаја који ће заиста показати мало тимског духа и прикупити новац за вашу организацију.
Упорност и планирање се исплаћују за инклузивно игралиште у Висконсину
Упорност и планирање се исплаћују за инклузивно игралиште у Висконсину
Франклин, непрофитна организација Каила'с Крев са седиштем у Висконсину, користила је СигнУпГениус за прикупљање средстава и организовање волонтера за изградњу игралишта за децу са инвалидитетом.
50 савета за прикупљање средстава путем Интернета
50 савета за прикупљање средстава путем Интернета
Лако координирајте прикупљање средстава путем Интернета помоћу ових савета за планирање!
50 љубавних цитата да би се он или она онесвестили
50 љубавних цитата да би се он или она онесвестили
Испробајте ове романтичне љубавне цитате да појачате наклоности свог другог партнера - савршеног за Валентиново или било коју другу прилику.
50 Смешна питања о упознавању
50 Смешна питања о упознавању
Нека ваша група разговара и опушта се уз ова смешна, упознајте вас са питањима за забаве, канцеларијске догађаје, школске функције, спортске тимове и волонтере.
30 идеја за пројект комуналних услуга за студенте
30 идеја за пројект комуналних услуга за студенте
Студенти факултета могу позитивно утицати на ових 30 идеја о пројектима за комуналне услуге.
Национална недеља волонтера: Трендови волонтирања 2018
Национална недеља волонтера: Трендови волонтирања 2018
Већина људи волонтира јер желе да помогну својим заједницама на позитиван начин, а обрасци волонтирања се временом мењају.