Главни Непрофитне Организације 40 идеја за креирање и промоцију вашег непрофитног годишњег извештаја

40 идеја за креирање и промоцију вашег непрофитног годишњег извештаја

непрофитна организација годишњи извештај изглед садржај табеле подаци донатори волонтериСваке године непрофитне организације имају прилику да у свом годишњем извештају информишу своје донаторе и ширу јавност о свом напретку, постигнућима и финансијским резултатима. Неки објављују извештај у новој години, а други на крају значајног квартала. Извештај је изврсна прилика да људима покажете како остварујете своју мисију кроз приче, статистике и фотографије. Испробајте ове идеје за креирање и промоцију вашег следећег годишњег извештаја.

Започните: Планирање и управљање пројектима

  1. Публика - Прво размислите о својој публици. Годишњи извештаји се обично пишу на два начина. Обраћате ли се широј јавности или конкретно донаторима? Језик који користите у извештају треба да одражава вашу публику. Ако је извештај намењен донаторима, побрините се да се бави релевантним проблемима и одговори на питања. Ако га дизајнирате за ширу јавност, језик би требао бити информативан и лак за свакога да га покупи и прочита.
  2. Донатори Језик - Ако је извештај специфичан за донатора, усредсредите се на захвалност коришћењем језика који одражава укљученост и допринос. На пример, „Помогли сте да се омогући следећа иницијатива ...“ Настојте да направите комад који би ваши донатори желели да држе на свом сточићу да би га делили са другима. Донатори треба да разумеју циљ ваше организације и да су непрофитна достигнућа такође њихова достигнућа. Имајте на уму да донатори често доприносе на више начина, а не само новчаним.
  3. Јавно вођен Језик - Шира јавност би требало да буде у стању да прочита извештај и да лако разуме визију непрофитне организације, а посебно како је та мисија остварена током године. Избегавајте одређени језик који можда има смисла само за донаторе или инсајдере.
  4. Буџет - Дефинишите свој буџет пројекта и како ћете га распоредити током израде годишњег извештаја. Буџет ће помоћи у дефинисању формата и ресурса.
  5. Планирајте унапред - Направите детаљан временски оквир пројекта и систем за праћење напретка извештаја. Истражите могућности оутсоурцинга и укључите их у укупни временски оквир. Да ли ћете публици дати могућност избора како да гледа садржај на мобилном уређају или рачунару, видео запису или блогу? Да ли ћете га повезати у својој апликацији или у кампањи е-поштом? Планирајте у складу с тим.
  6. Скала за Сцопе Црееп - Пузање опсега се дешава када се укупни временски оквир и план вашег пројекта прошире док је пројекат у току, чиме се помера укупан исход или резултат. У свету управљања пројектима опсег пузања је уобичајено питање и служи члановима тима да то примете и чак планирају. Када осетите ову промену, одвојите тренутак да са тимом дођете на исту страницу и експлицитно дефинишите шта ће промене пројекта значити за укупан временски оквир.

Све о оптици: Изаберите свој формат

  1. Кратки формат - Кратки годишњи извештаји имају највише три до четири странице и представљају кратки чланак којим се лансирају критични исходи ваше организације. Кратки извештаји истичу информације на стратешком нивоу и претпостављају да људи већ знају тачности и недостатке организације. Укључите информације о томе где ваша публика може да оде да би пронашла детаљније информације.
  2. Лонг Формат - Дуги извештаји су дужи од пет страница, садрже разноврстан садржај и обично укључују тачке информација и инспирацију кроз причу. Размислите о томе да укључите садржај како би људи могли брзо да се осврну на одељке које су највише заинтересовани за преглед.
  3. Размислите о мултимедији - Да бисте се истакли од других организација, размислите о нетрадиционалном формату свог извештаја. Изаберите облик медија јединствен и веран за вашу непрофитну организацију - попут видео записа оних којима помажете у иностранству или фото есеја који укључује локалну студију случаја. Ако ваша организација има подцаст, планирајте да потрошите време делећи резултате и приче из извештаја. Прилагодите формат у складу са ограничењима организације и буџета. На пример, ако сте агенција за заштиту животне средине, можда бисте могли да одштампате неколико извештаја о дрвету или рециклираним материјалима.
  4. Нека буде Арт - Изаберите тему или план дизајна који одговарају вашем пословању. На пример, непрофитна организација вођена фотографијом може да направи свој годишњи извештај на полеђини серије својих оригиналних фотографија. Као додатни бонус, донатори могу да чувају и уоквире извештај као уметничко дело за своје домове.
  5. Визуелни изглед - Одлучите о бојама шаблона и коначном формату (штампани или дигитални). Коју верзију свог логотипа ћете користити? Одвојите блокове текста са сликама и извученим цитатима који наводе статистику, графику или студије случаја. Користите интерактивну инфографику или анимирани временски след како бисте илустровали статистику и прекретнице како бисте их олакшали за читање. Запамтите, празан простор је ваш пријатељ. Желите да користите одличан садржај и да буде кратак, а да и даље приказује ваше најбоље резултате.
  6. Фотографије - Користите уметничке фотографије (за разлику од текста) да бисте ангажовали читаоца и испричали своју причу. Истражите веб локације које нуде бесплатне или јефтине слике слика или размислите о куповини слика од локалног фотографа у вашем подручју. Погледајте сваку страницу свог извештаја као главну некретнину и учините садржај смисленим и привлачнијим.
добротворна непрофитна организација прикупљања средстава прикупљања средстава бенефиције вечера аукција пријавни образац волонтери граде услугу изградње станишта плави образац за пријаву

Стварање садржаја: шта укључити

  1. Испричајте целу причу - У извештају дугог формата испричајте свеобухватну причу од прве до последње странице. Приче су оно што хвата и привлачи срца људи, а не само њихове умове. Ставите своју најбољу фотографију на корице и уверите се да све студије случаја садрже фотографију. Ако штампате и увезујете извештај, разговарајте са штампачем о резолуцији фотографија и опцијама преслоја и опцијама дигиталне штампе. Да бисте били сигурни да сте постигли своје укупне циљеве, одвојите тренутак да направите причу о целом извештају пре писања и прикупљања садржаја. Разјасните „зашто“ за извештај и за вашу организацију у целини и разјасните.
  2. Прославите - Нека ваш извештај буде слављенички. Годишњи извештај је одлична прилика за слављење достигнућа у протеклој години. Понекад учење значи учење из неуспеха као и успеха. Држите се позитивног језика и гледајте како то мења.
  3. Признати неуспех - Будите спремни да приметите неуспех ако је применљиво. На пример, „Покушали смо са Кс, али није успело, али смо из њега научили Кс, па је напредовао у нашем циљу“. Већина донатора је у реду са прорачунатим ризиком. Само будите искрени у вези с тим и забиљежите како сте из тога научили.
  4. Студије случаја - Укључите барем једну студију случаја или причу о утицају са терена. Људи би се требали осећати надахнуто након читања и спремни за акцију. Такође, будите кратки, тако да ће је људи вероватно прочитати.
  5. Писмо председника - Укључите искрено писмо вашег председника или извршног директора. Ово треба да садржи оно на шта је најпоноснији из протекле године и његову визију за наредну годину.
  6. Цитати & Потврде - Укључите цитате корисника када је то могуће и препоруке људи којима сте служили. Читаоца повезује са корисницима и оживљава мисију организације. Користите цитате и препоруке високо цењених људи који се подударају са мисијом и визијом ваше непрофитне организације.
  7. Изјаве о мисији и визији - Укључите своју мисију и / или изјаву о визији, а затим се побрините да ваш извештај бележи како извршавате ту визију и мисију. Покажите конкретне резултате као и инспиративне наративе. Ово би требало да помогне вашој публици да разуме проблем на коме ваша непрофитна организација ради и шта ваша непрофитна организација чини да помогне.
  8. Разноврсност - Проверите слике и садржај како бисте били сигурни да користе инклузивни језик који ће се свидети читаоцима. Ваш садржај и слике треба да одражавају популацију коју ваша непрофитна организација опслужује.
  9. Размислите о ауторским правима - Наведите неопходне изворе за цитате или податке у свом извештају и наведите позајмљене фотографије или садржај. Истражите законе о ауторским правима у својој индустрији како бисте били сигурни да ваш пројекат следи протокол.
  10. Контакт информације - На дну извештаја наведите контакт податке за своју непрофитну организацију, укључујући поштанску адресу, број телефона, веб локацију и ручке на друштвеним мрежама. Ако су људи спремни да дају поклон након што виде извештај, побрините се да имате корак по корак да то учине.
  11. Агенције за акредитацију - Наведите све агенције за акредитацију којима и ви припадате, као што су Беттер Бусинесс Буреау или Цхарити Навигатор. Планирајте да им доставите сноп извештаја за штампу на приказ.

Новац се креће: финансијски детаљи

  1. Посвећеност транспарентности - Тачно извештавајте и омогућите лако читање финансијских извештаја. Користите тортни графикон са лако читљивим кључем за финансијски резиме велике слике и обавестите људе где могу да приступе прошлим годишњим извештајима или 990-има. Покажите колико буџета иде за администрацију, а колико за трошкове програма.
  2. Графикони - Користите графиконе за изједначавање бројева са чињеницама у стварном времену. Већина људи прелистава годишње извештаје, па зато истичу све што је најважније. За људе који желе да ископају, проверите да ли је јасан ваш распоред активности, добитака и осталих прихода. Пројекција слајдова је одличан формат за приказивање графикона и графикона.
  3. Утицај финансија - Објасните утицај и како су се животи променили. Овде би требало да имате неколико тачака и графика са лако читљивим бројевима, једноставном графиком и фотографијама. На пример: „1.000 деце је током прошле године добило подуке, негу и хранљиве грицкалице у нашем програму ван школе.“ Покушајте да уврстите 5 кључних тачака. Ако укључите више од тога, информације почињу да се губе. Користите графику да буде визуелно занимљива.
  4. Провера чињеница - Проверите и поново проверите све статистике и цитате, као и правопис имена коришћених у извештају. Планирајте неколико фаза прегледа како би више људи могло да провери да ли има грешака.

Фокус на сврси: Хвала сарадницима и Цаст Висион

  1. Тим - Представите људе свом особљу или извршном тиму за веће организације. То се може налазити на бочној траци поред других релевантних информација. У неформалном извештају можете поделити глупе чињенице о члановима особља. За формалнији увод, поделите снимке главе и кратку биографију.
  2. Управни одбор - Укључите имена и улоге чланова одбора. Планирајте да сваком члану одбора дате гомилу штампаних извештаја који ће поделити са пријатељима. Не заборавите да захвалите одбору на њиховој услузи и многим начинима на које они доприносе целокупној организацији.
  3. Донаторски истицање - Неке велике непрофитне организације воле да истакну главне доприносиоце. Можете их навести на бочној траци или имати оквире за донаторе у фокусу са кратким причама за сваку од њих.
  4. Хвала вам - Размислите о укључивању захвалница чланова тима на свим нивоима: директора, уредника, одбора, администрације. Ово додаје другачији лични елемент који помаже јачању везе између донатора и особља.
  5. Цандид Пхотос - Размислите о томе да укључите забавне фотографије иза кулиса или искрене фотографије. Ово помаже донаторима да вас боље разумеју и знају и осећају се више укљученим. Ове слике могу бити двоструке као објаве на друштвеним мрежама за промоцију извештаја.
  6. Визија за будућност - Већина годишњих извештаја наглашава оно што се догодило у прошлој години, али такође узима у обзир да истакне своју визију за следећу, три или пет година. Ово даје убедљив разлог да донатори наставе да улажу у организацију.

Изнесите реч: Како промовисати

  1. Прилагодите формату - Прилагодите план промоције на основу формата вашег извештаја. На пример, ако откривате одређену веб страницу или нови одељак веб локације са информацијама о извештајима, пожелећете да је тестирате и решите грешке пре него што постанете јавни. Када буде спремно, пошаљите е-поруку својим донаторима са одговарајућом везом или прегледом како бисте их привукли да кликну и прочитају више. Ако креирате комад за штампу, планирајте да буде доступан у ПДФ-у и у папирној копији. ПДФ би такође требало да буде доступан за преглед и преузимање на вашој веб локацији. Штампани примерци могу бити у формату брошуре, брошуре или постера.
  2. Паковање - Пошаљите годишње извештаје сваком донатору са захвалницом. Ако шаљете штампану копију, узмите у обзир оригиналну амбалажу / пошту која је јединствена за вашу непрофитну организацију. Такође размислите коме га шаљете. Многи млађи донатори преферирају електронске копије, а старији даваоци папира. То није увек случај, зато је неопходно знати своје донаторе и оно што они више воле.
  3. Садржај друштвених медија - У почетку на временској траци пројекта, размислите о писању садржаја на друштвеним мрежама за канале које ћете користити за промоцију извештаја.
  4. Планирајте догађај - Упарите представљање годишњег извештаја са догађајем који ваша организација већ организује, као што је вечера за захвалност волонтера или забава поводом годишњице компаније. Немате предстојећи догађај? Испланирајте један и прославите тежак посао који је ваша организација урадила ове године. Уверите се да су чланови вашег одбора видели извештај пре овог догађаја како би могли да га користе приликом ћаскања са особљем и волонтерима.
  5. Ручно испоручи - Када је то могуће, ручно достављајте годишње извештаје у штампаном облику. Додаје лични печат и даје донаторима прилику да се ангажују и постављају питања.
  6. Конференцијски позив - Неке непрофитне организације стављају по страни формалне извештаје за национални конференцијски позив где извршни директор или извршни директор води дискусију са заинтересованим странама и донаторима о напретку и утицају прошле године. Ово пружа личну дискусију, могућност питања и одговора и информације у реалном времену.
  7. Интерактивни мултимедија - Поред дигиталних опција, неке непрофитне организације израђују интерактивне веб странице за своје годишње извештаје које статистику учитавају у реалном времену или укључују анимацију за инфографику. Пошаљите везе и тренутним и потенцијалним донаторима и укључите их у објаве на друштвеним мрежама. Стекните привлачност у својој заједници слањем извештаја локалним медијима.

Ви и ваше особље ћете уживати у креирању вашег годишњег извештаја док се сећате и славите протеклу годину. Требало би охрабрити особље, донаторе и волонтере да виде њихов утицај и послуже као алат за покретање ваше организације напријед. Имајте на уму да ће то такође постати драгоцен ресурс за неговање нових партнерстава. Уживајте док се сећате и славите!

Андреа Јохнсон је рођена Тексашанка, која сада живи у Шарлоту у држави Северна Каролина, са супругом и две ћерке. Ужива у трчању, фотографирању и доброј чоколади.




СигнУпГениус олакшава непрофитно организовање.




Занимљиви Чланци

Избор Уредника

50 Црквене идеје о прикупљању средстава
50 Црквене идеје о прикупљању средстава
50 идеја и савета за прикупљање средстава за помоћ цркви у прикупљању новца за мисионарска путовања, омладинске групе или добротворне сврхе.
СигнУпГениус Поверс Кабине за извиђачке колачиће
СигнУпГениус Поверс Кабине за извиђачке колачиће
100 питања о ледоломцу за божићне забаве
100 питања о ледоломцу за божићне забаве
Учините ваш породични празник или канцеларијску божићну забаву забавнијим помоћу ових сјајних питања о ледоломцу!
100 смешних питања о ледоломцу
100 смешних питања о ледоломцу
100 смешних ледоломаца који ће групама свих врста помоћи да се упознају.
20 Савета и идеја за размену канцеларијских поклона
20 Савета и идеја за размену канцеларијских поклона
Одаберите тему празничне размене поклона за тим ваше компаније. Од занатских идеја до грицкалица до канцеларијског материјала, развеселите свој тим.
20 идеја за регрутовање и задржавање добровољаца из дечјег министарства
20 идеја за регрутовање и задржавање добровољаца из дечјег министарства
Запошљавајте праве волонтере за Министарство за децу и будите укључени!
30 идеја за грицкалице бејзболског и софтбол тима
30 идеја за грицкалице бејзболског и софтбол тима
Појачајте свој тим комбинацијом идеја за грицкалице и пића како бисте били хидратизовани, енергизирани и напуњени за максималне перформансе.